現在のところ、一般のユーザーが使っているプリンタはドットマトリックス方式とよばれ、一つの文字を数多くの点の集まりとしてあらわす仕組みである。
しかし、もっときれいな文字で印刷したいとか、さまざまな大きさの文字で印刷したいと思うこともある。
このような場合は、アウトラインフォントとよばれる文字を使うことができる。
アウトラインフォントは文字を拡大、縮小しても、スムーズな書体で印刷してくれる。
従来はレーザープリンタとよばれる高価格のプリンタを使わないとアウトラインフォントが利用できなかった。
しかし、最近になってインクジェットプリンタなど低価格の新しいプリンタも発売されるようになり、アウトラインフォントに近いぎざぎざのない文字を手軽に印刷することができるようになった。
また、レーザープリンタの価格も急速に下がってきている。
文書の推敲ワープロソフトによって作成した文書も印刷して提出するだけで終わらないこともある。
たとえば製品の広告企画案を作成したとして、その企画案を上司に提出し、いろいろと手を入れてもらうことも普通に見られることである。
上司の手によって書き込まれたさまざまなコメントにもとづいて再度、案を練りなおすことになる。
案を見てもらう人は一人とはかぎらない。
何人かの目を通して次第に案が最終稿になっていく。
企業内でワープロが普及していくと、上司や関係者もまた、ワープロを使っていることも考えられる。
こうしたときに、印刷された文書ではなく、フロッピーディスクで文書を渡し、ワープロ画面の上でコメントを入力してもらうことも行われる。
印刷された文書の上に手書きでコメントを書き込んだ場合は、それぞれ独自の字体で書かれるので、どのコメントが誰によって書かれたものかはすぐにわかる。
しかし、ワープロによって挿入されたコメントは原文の書体と同じなので、原文とコメントを区別することはむずかしくなる。
原文とコメントを区別する一つの方法はコメントの後ろにカッコでもつけて、誰が書いたものかわかるようにすることである。
しかし、長い文書の場合には、文書のさまざまな箇所にコメントがつけられる。
また、関係者の数が多くなればそれだけ、どの部分が誰のコメントであるかわかりにくくなる。
この文書推敲を支援するソフトもある。
一太郎も新しい版（バージョン５）が発表されたが、その中には文書にコメントをつけるための推敲機能も加えられた。
新しいワープロソフトにはこの推敲機能も標準装備されることになるだろう。
本章では代表的なパソコンソフトであるワープロソフトの機能を検討した。
基本的な文書の作成／編集機能に加えて、さまざまな機能が用意されていたり、別売のソフトを利用できることがわかった。
これらの他にも社内報や広告のちらしなどを作成／編集するためのデスクト。
プパブリ。
ジンクソフト（ＤＴＰソフトとよばれる）がある。
ＤＴＰは卓上出版とよばれたりするが、ワープロソフトを使って作成したさまざまな文章をページ上で自由にレイアウトし、図やイラストあるいは写真などを組み込んでパンフレ。
卜風な編集と印刷を行うためのソフトである。
代表的なＤＴＰソフトとして、ＰａｇｅＭａｋｅｒやＱｕａｒｋＸＰｒｅｓｓなどがある。
二つのデータベースソフト虚礼廃止をとなえて年賀状を出さなくなった友人もいる。
しかし、年一度のことでもあるし、日頃のご無沙汰のおわびのつもりで相変わらず、年末間際にあわてて賀状の準備をしている。
手書きといきたいところだが、悪筆のためもっぱらワープロソフトを使って文面を作成し、簡易印刷機（プリントゴッコ）で印刷している。
三〇〇枚前後の葉書であるが、印刷するには一時間はかかる。
年賀状ができあがっても次の難題が待ちかまえている。
宛名書きである。
三〇〇人分の宛名を直接書いていたのでは、ゆうに半日の仕事になってしまう。
ところでみなさんの手元にはよくさまざまなダイレクトメールが届くことだろう。
そのままくず簑いきになってしまうものが多いが、よく見ると、ダイレクトメールのほとんどは宛名がラベルに印刷されて貼りつけられている。
この宛名ラベルはもちろん、コンピュータによって作成され、プリンタによって印刷されたものである。
個人でもこれと同じことができれば、手間をかけずに宛名を用意できる。
それにはどうしたらよいだろうか。
ここでは印刷された宛名ラベルの味気なさについては問題にしないことにする。
みなさんは誰でも何らかの形で住所録を使っているはずである。
整理が面倒な場合はもらった名刺をただ名刺入れにさしておくだけの人もいれば、アイウエオ順にきちっと並べておかないと気がすまない人もいる。
また、手帳の住所録欄に転記してたえずポケットに入れておく人も少なくない。
名刺や手帳の住所欄にはどのようなデータが記載されているだろうか。
最小限、名前、勤務先、所属部門、住所、電話番号などが含まれる。
住所録を入力して記録したり、住所録の中から求める人の住所を探し出すことはワープロソフトを使ってもできるが、この住所録の管理にもっと適したソフトがある。
それはデータベースソフトとよばれるジャンルのソフトである。
データペースソフトには個人の住所録やビデオソフトなどの管理に使われる低価格のソフトと、企業で大規模な事務処理に使われる本格的で高価なソフトがある。
前者はカード型データベースソフトとよばれる。
カード型データベースソフトの例として、「ボンゴ」などがある。
カード型という言葉は名刺のように一枚一枚のカード単位でデータを集め、また利用するところからきている。
データベースソフトでは名刺に含まれる氏名や会社名あるいは住所や電話番号などの個々のデータを項目あるいはフィールドとよぶ。
また名刺一件分のデータの集まりのことをレコードとよぶ。
さらに、名刺レコードが集まった全体をファイルとよぶ。
同様にして、蔵書に関するデータを集めた書籍ファイル、収録したビデオやＣＤに関するビデオファイルやＣＤファイルなど、さまざまなデータペースがある。
書籍ファイルは書名、著者名などの項目から構成され、ビデオソフトファイルはタイトル、ジャンル、録画年月日、録画時間などの項目から構成される。
カード型データベースは多くの場合、それぞれのファイルが個別に利用される。
たとえば、住所録ファイルは住所録ファイルだけで利用し、ビデオファイルと一緒に使うことはまずない。
ビデオファイルもＣＤファイルもそれぞれ個別に利用され、ビデオファイルとＣＤファイルを関連づけて利用することはない。
しかし、企業ではほとんどの場合、いくつかのファイルが関連づけて処理される。
たとえば、注文処理を考えてみよう。
商品に関するデータを集めた商品ファイルと注文のデータを集めた受注ファイルがある。
商品ファイルには商品コード（商品につけられた番号）、商品名、価格、在庫数量などが記録されている。
それに対して、受注ファイルには日付、商品コード、注文数量が記録されている。
注文処理を行うには、商品の価格、在庫そして注文数量に関するデータが必要である。
それらのデータは上の二つのファイルにまたがって維持されている。
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